¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?
La automatización de las cuentas por pagar es el reemplazo del proceso manual en donde antes se intercambiaban facturas en papel por facturas digitales. Todas estas facturas pueden de provenir de diversas fuentes, siempre en formato electrónico. Son muchos los departamentos de contabilidad que han sufrido a lo largo de los años el llevar toda esta gestión de facturas. Si no se cuenta con este proceso de automatización estamos hablando de acumular una gran cantidad de papeleo a base de formularios de pedido, albaranes, facturas de proveedor, de venta… por no decir que se es mucho más propenso a cometer errores.
¿Qué ventajas tiene la automatización de cuentas por pagar?
La automatización de cuentas por pagar cuenta con una gran cantidad de ventajas, por lo que es un proceso muy recomendado para cualquier empresa. De hecho, cuanto más grande sea la empresa y más volumen de facturación tenga, se trata de una opción mucho más recomendada. Lo primero que se consigue es la aprobación más rápida de las facturas realizadas. Esto no solo se debe a que el proceso de automatización mejora la celeridad, sino que también se producen menos errores y, en el caso de que estos sucedan, se detectan con una mayor rapidez. Poder detectar estos errores a tiempo permite corregirlos y, por lo tanto, poder enviar la factura a tiempo. Cuando una factura se envía a tiempo de la forma correcta se consigue también un pago mucho más rápido. Esto es fundamental, no solo para poder registrar el pago de forma puntual, sino para que también no tengamos problemas derivados, por ejemplo, adelantar un IVA que todavía no ha sido pagado. Otra de las ventajas que tiene la automatización en los procesos de cuentas por pagar es contar con una mayor visibilidad. Gracias a que las facturas se encuentran digitalizadas, resulta mucho más sencillo poder encontrar el estado de las facturas y de los pagos. Si lo comparamos con la situación de hace unos años, probablemente habría que remover una gran cantidad de archivos hasta dar con la factura que se necesita. Ahora esto es algo impensable ya que al estar todo automatizado el proceso es más rápido. Finalmente, se gestiona mucho mejor el capital circulante. Gracias a esta automatización los pagos pueden ser temporizados para que así se pueda gestionar mucho mejor el efectico y también los descuentos por pago temprano. No existen razones por las cuales no merezca la pena disfrutar de esta automatización de cuentas. Además de todas estas ventajas tenemos que sumarle que se trata de un proceso mucho más económico ya que lleva a cabo el trabajo que realizarían una gran cantidad de personas.
