¿Cómo elegir el mejor sistema de telefonía para tu empresa?

Las empresas y compañías tienen una gran variedad de opciones cuando se trata de elegir un sistema telefónico. Por eso, tal vez te puedas estar preguntando: ¿cómo se realiza una lista de los cientos de opciones disponibles? ¿Qué características debes tener en cuenta a la hora de elegir el mejor sistema de telefonía para tu empresa? El proceso en estos casos puede ocuparnos demasiado tiempo.

Gran parte de las empresas están usando una solución de telefonía sin saber si realmente es la adecuada para ellas. Actualmente, gracias a los avances de la era digital, las opciones entre las que podemos elegir son variadas, no siendo necesario tener un dispositivo físico para recibir nuestras llamadas.

A continuación, te mostramos todas las opciones entre las que puedes elegir y te daremos una serie de consejos que te permitirán elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

Servicios fijos y centralita físicas

Aunque es común encontrar todavía muchas empresas que utilizan teléfonos fijos y analógicos, cabe destacar que no es la opción más conveniente en términos de costes. Las compañías han estado usando estos sistemas telefónicos durante décadas, pero los cambios en nuevas tecnologías han hecho que se queden obsoletos en comparación con otras opciones que veremos a continuación.

Los consumidores sólo deben enchufar el teléfono a una toma de corriente y comenzar a realizar las llamadas, pero en el caso de las empresas tienen requisitos más difíciles. Suelen necesitar centralitas físicas que ocupan gran cantidad de espacio y no siempre aseguran la continuidad del servicio. Además, en la época en la que el teletrabajo se encuentra tan presente, estos sistemas son poco útiles, ya que sólo podremos recibir nuestras llamadas desde el lugar donde se encuentre el dispositivo, sin posibilidad de traslado.

Por tanto, a pesar de sus distintas ventajas, no logran adaptarse al mundo moderno y digital, ya que no son flexibles y no funcionan adecuadamente con otros sistemas empresariales. Por esta razón, son muy poco convenientes para cualquier empresa, especialmente aquellas que son grandes y cuentan con muchos empleados. También su instalación e implementación suele ser costosa, por la cantidad de equipos especiales que hay que adquirir.

Servicios de telefonía VoIP

Como decíamos anteriormente, los sistemas de telefonía tradicional han cedido a otros sistemas modernos, los conocidos como telefonía VoIP o telefonía digital. Se trata de la solución preferida por las empresas actuales. En estos casos, la voz viaja a través de Internet y dentro de ella, podemos encontrar dos tipos: las soluciones de telefonía IP tradicional y las soluciones que funcionan a través de WebRTC.

Telefonía IP tradicional

Aunque suele ser algo más barata que la telefonía IP tradicional, en estos casos, debes comprar un equipo y mantenerlo por tu propia cuenta. Suelen funcionar a través de unas instalaciones parecidas a la centralita física pero que ocupan menos espacio. Esto supone, al igual que en el tipo anterior, una falta de flexibilidad considerable, ya que en un entorno de teletrabajo, tendremos que realizar de nuevo esta instalación, ya que no podremos trasladar el equipo fácilmente.

En otros casos, también es necesario descargar una serie de softwares adicionales, conocidos como softphones, en el dispositivo en el que queramos recibir y emitir nuestras llamadas.

WebRTC

Con el protocolo WebRTC (Web Real-Time Communication) todo sucede en la nube y nada en los dispositivos, por lo que el sistema siempre estará actualizado. Esta solución trae consigo un ahorro considerable en costes, ya que solo necesitamos un dispositivo conectado a Internet, sin importar si se trata de un ordenador, móvil o tablet. Por tanto, a diferencia del anterior, no requiere ningún tipo de instalación, cableado o mantenimiento.

Es una solución sencilla y flexible, ya que nos permite enviar y recibir llamadas desde cualquier parte del mundo. Si buscas una solución moderna y eficaz para el servicio de telefonía en tu empresa, esta es la mejor opción.

Por último, estos sistemas cuentan con muchas funcionalidades avanzadas integradas, además de permitir la comunicación a través de nuevos canales como el vídeo o la mensajería instantánea, lo cual permite gestionar la comunicación interna y externa de la empresa de manera eficaz.

Lo que debes tener en cuenta para elegir el mejor sistema de telefonía para tu empresa

Como habrás podido comprobar, existen una variedad de opciones de sistemas de telefonía para tu empresa. Todas y cada una de ellas tiene sus ventajas y beneficios. Solo debes tener en cuenta las características de tu negocio para escoger la que mejor se adapte a tus necesidades. Por eso, a continuación te mostramos algunas de ellas, centrándonos especialmente en las soluciones de telefonía virtual:

• El tamaño de tu empresa: el número de trabajadores con los que cuentas es muy importante, ya que dentro de los sistemas de telefonía virtual podemos encontrar soluciones adaptadas a autónomos, PYMES y grandes empresas. En el primer caso, lo ideal es encontrar una centralita virtual, y en el resto un software de call center.

• La cantidad de llamadas que recibes: en función de si emites o recibes muchas llamadas, lo ideal será encontrar una centralita o software de call center que incluya funcionalidades adaptadas a tu actividad telefónica. Por ejemplo, si nuestra empresa necesita realizar un gran número de llamadas porque está llevando a cabo una campaña de telemarketing, lo ideal es encontrar la solución que permita la integración con estos softwares especializados.

• La imagen que quieres proyectar: la imagen que tienen los clientes de nuestra empresa puede verse influida por el número que utilicemos en nuestro sistema de telefonía. Así, podemos mejorar y proyectar una imagen de empresa nacional a través de un número 900 o de empresa internacional a través de un número virtual internacional, ya que nuestros clientes no sabrán dónde nos encontramos pero tendrán la sensación de que contactan con una empresa grande e importante, lo cual les proporcionará confianza. 

  Por ejemplo, imaginemos una empresa con sede en Madrid, pero la distribución de sus productos se realiza en otras ciudades de Europa o hasta incluso en Latinoamérica. Así, puede ser útil tener un número virtual de cada país para facilitar la comunicación con los consumidores locales. Todas las llamadas estarían siendo recibidas por la centralita situada en Madrid, pero se estaría brindando un soporte con números locales a otras partes del mundo y se les podría, por ejemplo, atender en su propio idioma. Esto permite, además de dar una imagen internacional y profesional, un trato personalizado.

• Si quieres incluir mensajería instantánea: vivimos en una época en la que la comunicación a través de estas aplicaciones se ha vuelto fundamental, por lo que si quieres proporcionar un servicio de atención al cliente a través de ellas, lo ideal es encontrar la solución que permita integrarlas. No todas lo permiten, por lo que es importante buscar aquella con la que podamos gestionar nuestras conversaciones desde la misma plataforma para evitar cambiar continuamente de pantalla y ahorrar tiempo.

Elegir el mejor sistema de telefonía para tu empresa no se trata de una tarea fácil y es cierto que, aun teniendo claro lo que buscamos, debemos dedicar tiempo a comparar las distintas ofertas de las compañías. Si quieres encontrar un sistema de telefonía virtual adaptado a tus necesidades pero no sabes por dónde empezar, te invitamos a que hagas click en este enlace.