¿Cuántos problemas te habrá dado tu correo electrónico cuando quieres adjuntar un archivo para mandarlo? No se te carga el documento, no le llega al destinatario, es demasiado pesado para poder subirlo a Internet, te falla la conexión a la red, ... Son algunos de los problemas más habituales que todos padecemos cuando queremos adjuntar un archivo para mandarlo via email.
Por ello, sobre todo en el ámbito empresarial, donde el volumen de información que se intercambian a través de los correos electrónicos es muy alta, es importante conocer cuáles son los problemas más frecuentes a la hora de mandar documentos adjuntos. En resumen, podríamos decir que los siguientes son los problemas más habituales:
- Dificultades para encontrar documentos: por un lado, los empleados de las empresas que brindan servicios pierden valioso tiempo buscando los documentos adjuntos en sus bandejas de correo electrónico. Sin embargo, el mayor problema ocurre cuando es el cliente quién necesita ese documento. Esta situación, que se repite con frecuencia, representa pérdidas de tiempo innecesarias.
- Pérdida de información: la acumulación de información en las bandejas de correo es un factor que con el tiempo puede producir daños en la aplicación de correo electrónico, y por tanto la pérdida de información importante. Los archivos adjuntos son los principales responsables de ese volumen excesivo.
- Dificultad en el seguimiento de las versiones: muchas veces un archivo sufre modificaciones y por tanto se generan diversas versiones del mismo. Ver los comentarios y cambios que sufrió en cada etapa, para finalmente determinar cual es la versión más actualizada de un documento, puede convertirse en algo inmanejable a través de la búsqueda de emails.
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