Más económicos que guardar los documentos en la sede de la propia empresa, estos minialmacenes se presentarán como el apoyo perfecto para las pequeñas y medianas empresas para poder optimizar mejor los metros cuadrados por los que se está pagando. Únicamente en los tres primeros meses del año 2015, nacieron más de 25.000 empresas, un hecho para considerar y para ser conscientes de que a la hora de mantenerse frente a la competencia, se debe buscar la alternativa para abaratar los costes.
Minialmacenes para la custodia externa de documentos
Tanto para aquellos documentos que usamos de manera continua como para los de ejercicios pasados que no podemos tirar, pero que tampoco vamos a usar, salvo en las ocasiones más especiales, asistimos al nacimiento de empresas que, además de almacenar, ofrecen un servicio de gestión documental, permitiendo acceso a tales datos desde la oficina, por no hablar de que también se encargarán de los servicios de destrucción de los mismos. Y todo ello sin descuidar las servicios de reducir, reutilizar y reciclar, estando en todo momento certificadas.
Además de todo lo especificado anteriormente, la custodia externa de documentos también nos acerca un servicio de digitalización, a través del cual se podrá consultar todo lo que se precise de manera automática. Junto a esto último se conseguirá mejorar la productividad a nivel interno, liberando de tiempo a los empleados. De esta forma, estos últimos podrás dedicarse a otras labores más importantes para el desarrollo de la compañía, dejando en manos de los documentalistas del servicio interno todas aquellas tareas relacionadas con los documentos. Con todo ello se logrará una adecuada catalogación, por medio de la cual podremos conocer la localización exacta de lo que precisamos en todo momento, evitando extravíos de documentación innecesarios. Al mismo tiempo podrás ganar en celeridad y mayor seguridad en la gestión al emplear softwares especializados en la adecuada gestión empresarial y ajustados a los más elevados estánderes internacionales dentro del sector.
No obstante, como se indicaba en líneas anteriores, será el espacio físico una de las mayores ventajas que podremos aprovechar con este tipo de servicios. De forma complementaria, iremos encontrando una serie de beneficios que iremos comprobando desde el primer momento en que se precisa un documento y se puede obtener al instante en la nube, sin perder tiempo en el archivo o a medida que se va confirmando cuánto tiempo se perdía anteriormente con el adecuado guardado de toda esta información relevante para la compañía. Más facilidad en el acceso de documentos digitalizados, mejora en la productividad, ahorro en el espacio y a nivel económico y elevar nuestro grado de competitividad en el mercado son solo algunas de las muchas ventajas que podrás aprovechar con los servicios de custodia externa de los documentos.
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